Management Assistent

Als Management Assistant maak je elke dag het verschil. Dit doe je specifiek voor de HR Director en alle medewerkers in het Human Resources team. De voertaal binnen de organisatie is Engels. Je werkt nauw samen met de andere assistenten van verschillende afdelingen en vervangt deze in geval van afwezigheid.

Je bent een echte duizendpoot. Een collega die de gevraagde ondersteuning kan bieden en die zowel door de HR Director NE als door overige collega’s als onmisbaar wordt ervaren. Je gaat proactief te werk, wat betekent dat je de werkzaamheden overziet en adequaat inspeelt op onvoorzienbare situaties. Ook ben je perfectionistisch, kun je snel werk produceren, ben je accuraat en stressbestendig. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en bent integer. Tot slot is het belangrijk dat je over goede communicatieve vaardigheden beschikt en is zowel samenwerken als zelfstandig werken voor jou vanzelfsprekend. 

Naast je flexibiliteit, is ook je organisatorische talent onovertroffen. Daardoor is elke meeting, vergadering, borrel of teambuilding-event een succes, ongeacht of er nou tien, honderd of vijfhonderd mensen aan deelnemen. Naast een geschikte locatie en goede catering, zoek je - in nauwe samenwerking met de andere Management Assistanten - iedere keer weer naar een verrassende, creatieve invalshoek om een bijeenkomst of event nét dat beetje extra te geven. Die verfrissende blik, daar worden ze bij JDE Peet's erg blij van.

Je bent verantwoordelijk voor: 

• Beheren van de agenda’s en het maken van in- en externe afspraken; 
• Ondersteuning bij het organiseren van opleidingen en andere interne evenementen zoals HR-bijeenkomsten en afdelingsuitjes;
• Organiseren, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen; 
• Boeken van vluchten en het verwerken van declaraties; 
• Telefoonafwikkeling, verwerken van inkomende post en e-mails; 
• Bijhouden van administratie rondom offertes en contracten (Vendors en PO nummers); 
• Ontvangen van bezoekers voor de afdeling en het verzorgen van vergaderzalen en lunches.